Administração do caixa X Crise

Li a matéria abaixo no InfoMoney e achei bastante interessante as dicas para os empresários neste começo de ano, por isso resolvi divulgar para os leitores do blog, afinal dinheiro não aceita desaforo, se não for bem utilizado ele te dá as costas e vai embora.

A crise financeira trouxe preocupações adicionais aos micro e pequenos empresários. Por exemplo, a crise de confiança, que influencia diretamente o consumo, reduzindo as vendas, está tirando o sono de muita gente.

Para driblar esse momento de instabilidade, a Fecomercio (Federação do Comércio do Estado de São Paulo) alerta aos pequenos empresários sobre os cuidados para administração do caixa. Este é o momento ideal para redimensionar os planos, a previsão de gastos e a situação financeira das empresas.

Antecipe pontos críticos

Segundo a Fecomercio, o empresário pode solucionar os pontos críticos do seu fluxo com antecedência, por meio de simulações. Como o caixa reflete todas as decisões estratégicas da empresa, ao mesmo tempo em que representa um norte para as próximas decisões do empreendedor, a Fecomercio destaca algumas medidas importantes na busca por uma gestão de caixa eficaz, que pode mudar o rumo da empresa.

Confira as dicas:

Negocie com fornecedores: procure negociar prazos alongados de pagamento, que possibilitem ao empresário ter um capital de giro maior. Renegocie contratos já assumidos, buscando sempre o alongamento de prazos. Verifique as taxas que foram negociadas e busque uma redução no momento da negociação. Para novos contratos, faça diversas cotações e compare sempre prazos e taxas;

Negocie com clientes prazos de pagamentos mais curtos: procure sempre negociar com os clientes prazos mais curtos para recebimento de parcelas. Essa redução de prazo, conjugado com o alongamento das negociações com fornecedores poderá dar fôlego à empresa no que diz respeito ao capital de giro;

Avalie a forma de remuneração do capital da empresa: para empresas que possuem capital remunerado em aplicações de mercado, é importante avaliar e comparar alternativas oferecidas, levando em conta taxas e prazos;

Melhore a reciprocidade bancária: reduza o número de bancos com quem opera a fim de evitar o pagamento duplicado de tarifas. Reduzindo o número de bancos, melhora a reciprocidade bancária e, com isso, o empresário tem maior poder de barganha para negociar redução de pacotes de tarifas com o gerente de sua agência;

Reavalie seu perfil de endividamento: reveja seu nível de endividamento, verifique as possibilidades de redução da dívida, planeje o pagamento; renegocie saldos devedores e taxas aplicadas, procurando planejar o pagamento de grandes amortizações em momentos favoráveis do fluxo de caixa e renegociando esses desembolsos quando o fluxo de caixa é desfavorável, a fim de não provocar saldos negativos que poderão levar a empresa à necessidade de contrair novas dívidas;

Reduza custos desnecessários, fixando metas de despesas: analise sempre a prioridade dos desembolsos, identificando os que são de urgência e planejando os demais para momentos mais adequados, considerando inclusive o parcelamento dos mesmos. Verifique outras possibilidades em relação ao desembolso, outras formas menos onerosas e compare o custo-benefício de cada uma delas;

Avalie o custo de seus estoques: verifique a real necessidade do nível do estoque, avalie o custo, comparando com a geração de caixa que ele proporciona, bem como sua margem de lucro. Busque alternativas, como a encomenda de mercadorias com data prevista, a fim de não deixar estoque parado mais do que o necessário ao giro do negócio;

Avalie formas de recebimento de clientes em atraso: controle o cadastro de inadimplentes. Proponha renegociações, conceda descontos a fim de recuperar créditos e gerar melhor capital para o giro dos negócios;

Analise gastos com logística e planeje operações: avalie, na negociação, o custo de entrega e de fretes, bem como formas de reduzir o preço dessa operação. Compare custos de entrega e de retirada própria. Avalie riscos de desvio de mercadorias e outros problemas que podem encarecer o custo da logística, como o seguro de mercadorias;

Verifique possíveis perdas: perda é todo valor não recebido por conta de erros na operação ou da falta de prevenção. Podem ocorrer de diversas formas, muitas vezes imperceptíveis, reduzindo o resultado final da operação;

Reavalie investimentos: com a crise, cabe a reavaliação dos planos de investimentos, identificando os que podem dar retorno e calculando o valor desse retorno, bem como seu prazo. A partir daí, decida pela sua continuidade ou interrupção. Se houver mais fatores de incerteza, mude o investimento, como o intuito de evitar uma situação maior de endividamento;

Analise a posição de seus ativos e respectivos custos: verifique o custo de manutenção dos ativos, bem como a viabilidade de venda de parte de seus ativos mais onerosos e que não indiquem retorno no curto prazo;

Reveja todos os processos operacionais: conforme o ramo de negócio, verifique todas as etapas de sua atividade, bem como seus custos. Com base nessa análise, será possível identificar quais atividades estão de acordo com o foco do negócio e, a partir disso, eliminar tarefas desnecessárias e onerosas, obtendo maior produtividade com menor custo.

Como escrever um Plano de Negócios (Parte 5)

Hoje, tratarei sobre a localização do negócio. Falarei de forma geral sobre alguns tipos de negócios.

1. Comércio varejista

Você deve, primeiro, verificar seu público-alvo para analisar se este local é o mais adequado. Não adianta montar um Loja de 1,99 em um área nobre da cidade, nem uma boutique luxuosa em uma área periférica, tudo tem que ser adequado. Além disso, preciso verificar se o acesso para o local é fácil, se há vagas de estacionamento para que as pessoas possam ser atendidas facilmente.

Também, deve-se observar a concorrência existente, nem sempre ela é prejudicial. Em São Paulo, por exemplo, existem as ruas setorizadas que acabam atraindo muito mais público que já sabem onde encontrar o que desejam.

Muitas pessoas sonham em montar sua loja em shopping, mas nem sempre isso é viável, pois os custos são bastante elevados e nem sempre revertem em lucratividade. Pode dar status, mas nem sempre dinheiro!!

2. Prestadores de serviço

Seu cliente vai até você ou você vai até ele? Se ele vai até você, verifique um local de fácil acesso, com estacionamento. Se você vai até ele, você poderá diminuir seus custos, pois poderá estar localizado em uma área de aluguel ou imóvel mais barato.

3. Indústrias

Verifique a lei de zoneamento e se existe infra-estrutura que suporte sua empresa, por exemplo, luz e água. Além disso, é importante verificar se o acesso é fácil para escoamento de mercadorias e chegada dos fornecedores. Muitas vezes, as prefeituras dão incentivos fiscais para quem deseja instalar uma indústria.

Também é importante que se verifique se há mão-de-obra específica para sua empresa na região, se a matéria-prima vêm de lugares próximos e se existe assistência técnica para seus equipamentos, pois são detalhes que podem prejudicar seu negócio.

E para aqueles que já estão instalados? Faça uma análise, não é só porque você está hoje aí, é que precisa permanecer. Mesmo sendo um prédio próprio, precisa-se verificar se não vale a pena alugar ou vender esse imóvel e partir para um lugar mais adequado que traga mais clientes e conseqüentemente mais lucro.

Como escrever um Plano de Negócios (Parte 2)

No post anterior que trata desse assunto, fiz algumas perguntas norteadoras para a elaboração de um plano, você respondeu? Vou esclarecer o motivo delas: 

Para aqueles que desejam montar seu negócio, as perguntas eram: O que você deseja montar? Por que você quer esse negócio? Quanto você quer ganhar com esse negócio?

Muitas pessoas apenas respondem a primeira pergunta da seguinte forma: “Quero algo que dê dinheiro”. Mas exatamente, o quê? Para àqueles que não sabem, a primeira coisa que se deve fazer é uma boa pesquisa de mercado, saber o que as pessoas precisam e desejam e para quem já tem algo definido, lá vai outra pergunta, as pessoas realmente querem o que você vai oferecer? Não adianta você ter uma grande idéia se não tem mercado.

Vamos exemplificar, fui ministrar um treinamento no interior do Paraná e verifiquei que não haviam rotisserias no local, apenas alguns restaurantes; sendo assim, não seria uma boa idéia montar um boa rotisseria, afinal a concorrência era mínima, eu adoro cozinhar e seria uma novidade? Fui fazer uma pesquisa e verifiquei que seria uma péssima idéia, pois a região possui muitos imigrantes italianos que cultivam a tradição de fazer suas próprias massas e pratos e as pessoas não vivem a loucura das grandes cidades que tudo precisa ser urgente; nos supermercados encontramos poucos pratos prontos, pois não há procura. Os habitantes ainda cultivam o hábito de almoçarem e jantarem em casa com toda a família reunida.

Pois é, uma ótima IDÉIA, porém com poucas chances de êxito, por isso nunca deixe de realizar uma boa pesquisa de mercado.

Quando uma idéia de negócio começa a florescer, as pessoas se apaixonam por ela (veja meu post sobre isso) e não acreditam que algo pode dar errado. Cuidado em fazer algo que você ama e acha que pode virar um excelente negócio, muitas pessoas quando perguntadas por que montaram ou querem montar tal negócio respondem que é algo que gostam muito. Quando ouço essa resposta me parece que o negócio é mais um hobby e na verdade, não é (pode até ser para alguns). Já conheci muitos artesãos que são brilhantes, mas quando montar um negócio na área não deslancham, pois gostam de produzir, mas muitas vezes têm dó de vender, já viram isso? Ou então pessoas que acham que só porque gostam daquilo ou acham bacana, todos vão gostar.

Aqueles que querem empreender, precisam saber quanto querem ganhar com o negócio, caso contrário, como planejar a abertura e crescimento? Já vi pessoas investindo R$ 100.000,00 para lucrar R$ 800,00, sendo que em uma boa aplicação poderia até lucrar muito mais, quanto tempo essa pessoa vai demorar para recuperar seu investimento? Pode parecer estranho, mas grande parte das pessoas abre um negócio sem a menor noção de faturamento e lucratividade e aí vem a grande decepção.

Bem, vamos passar para aqueles que já têm um negócio próprio, as perguntas eram: Você está satisfeito com esse negócio? Como você vê o futuro desse negócio? Qual o faturamento que você deseja daqui a 5, 10, 20 anos?

É difícil você manter por muito tempo algo que não curte mais, por isso, quando bater um certo desânimo se questione se vale a pena estar nele ainda ou se vale vendê-lo ou mudar de ramo porque quando você está em uma fase de desmotivação (e isso não acontece só quando o negócio vai mal) não se consegue inovar, ter boas idéias, buscar outras oportunidades. Agora quando você curte sua empresa, as idéias fluem, as oportunidades aparecem, pois há sempre um desafio.

Pare, feche os olhos e vislumbre seu futuro… como você se vê? Com essa empresa ou não? Se não, o que você está fazendo? Se sim, como essa empresa está daqui a alguns anos? Isso é importante para você estabelecer suas metas pessoais e empresariais e elaborar seu planejamento.

No próximo post, falarei sobre a pesquisa de mercado.

Como escrever um plano de negócios (Parte 1)

Em todo curso de planejamento é falado sobre a importância de se escrever um Plano de Negócios, mas por que exatamente?

Há um grande engano de muitos empresários que acreditam que devem escrever um plano apenas quando precisam de um investimento, aí pela urgência fazem de qualquer jeito, o que o torna irreal e impreciso.

Ele também será muito útil quando você quiser agregar um sócio, vender e divulgar sua empresa, conquistar determinados clientes e fornecedores.

Mas, o principal é conhecer realmente o seu negócio para que você possa expandir, mudar os rumos da empresa ou até tomar a decisão de fechar ou não abrir, se ela não for viável.

Já vi e revi muitos planos de negócios e posso garantir que grande parte está baseada apenas na visão do empresário, no que ele “acha”, sem analisar o contexto que está inserido, sem se preocupar com o futuro, sem fazer uma busca de informações e análise de riscos mais aprofundada. Por isso, os planos são confusos e imprecisos e quando começo a questionar as informações me deparo com pessoas despreparadas que não passam das questões iniciais para me dizer que acreditam que precisam conhecer melhor seu negócio.

Dividirei a elaboração de Plano de Negócios para dois públicos distintos: os que desejam montar seu negócio e aqueles já possuem um negócio próprio.

Para aqueles que desejam montar seu negócio, as perguntas são:

1. O que você deseja montar?

2. Por que você quer esse negócio?

3. Quanto você quer ganhar com esse negócio?

Para aqueles que já têm um negócio próprio, as perguntas são:

1. Você está satisfeito com esse negócio?

2. Como você vê o futuro desse negócio?

3. Qual o faturamento que você deseja daqui a 5, 10, 20 anos?

Pense nessas perguntas, na semana que vem, explicarei o motivo de cada uma delas para que você analise melhor a sua empresa.

Filme: “As férias da minha vida”

Desde que comecei a trabalhar com Empreendedorismo, nunca mais consegui assistir a um filme sem buscar analogias com o mundo empresarial e com as pessoas que fazem parte desse ambiente. Acho que virei uma “empreneurótica” e mesmo que eu entre em uma sala de cinema ou pegue um DVD para apenas me divertir e relaxar, não consigo.

Sendo assim, compartilharei esses filmes com vocês, pois alguns parecem despretensiosos, mas quando assistidos com um olhar mais crítico e atento nos trazem verdadeiros ensinamentos e insights.

Um exemplo é o filme “As férias da minha vida” (Last Holiday). É uma comédia, mas muito interessante, pois retrata a vida de muitos de nós.

Georgia é a personagem principal, uma mulher talentosa, porém com autoconfiança baixa que apenas deseja agradar aos outros, se esquecendo de si e permitindo que sua vida continue sem graça.

Ela possui um livro que chama de Livro das Possibilidades, onde estão lugares e pessoas que gostaria de conhecer, as comidas que fez (ela é uma excelente cozinheira) e que não comeu, pois vive de dieta; o homem que gostaria de se casar, mas não tem coragem de se revelar.

Até que um dia, ela recebe a notícia de que morrerá em 4 semanas e o que ela faz?

Resolve transformar todas as possibilidades em realidades para que então, possa morrer feliz. Bem, daí em diante, eu não contarei, afinal não teria graça… mas, o que isso tem a ver com o mundo empresarial? Vamos lá… farei a analogia com a metodologia que utilizamos na Fábrica de Empreendedores:

1. Descoberta – Georgia é uma pessoa muito especial, porém só se permitiu enxergar sua beleza e talento quando descobriu sua doença. Muitas pessoas se encondem a vida inteira atrás de outras pessoas, de um bom emprego, de desculpas e só descobrem seu potencial ou o que desejam para sua vida quando algo muito drástico ocorre: a perda de alguém querido, o emprego, uma doença, a falência de um negócio. Será que precisamos esperar algo acontecer para sabermos quem somos nós realmente? Pode ter certeza, você é muito melhor do que imagina e pode fazer coisas que nunca imaginou!

2. Sonhar – Georgia é uma grande sonhadora, mas acredita que tudo não passava de possibilidades e como uma mulher simples poderia alcançar aquilo. Todos temos nosso Livro das Possibilidades, mesmo que ele não seja físico, mas alguns nem sequer cogitam em transformar esses sonhos em realidade, pois acham uma loucura e pior, ficam pensando no que os outros vão dizer. Tenha coragem de sonhar, pois é o primeiro passo para que possamos transformar nossas vidas.

3. Planejar – Georgia sempre foi uma mulher cautelosa nas finanças, por isso tem um bom dinheiro guardado e como sabe de sua doença terminal, resolve sacar todo o dinheiro que tem e torrar tudo, pois quer viver tudo o que não viveu, mas se ela pode fazer isso nesse momento, já não poderia ter feito? Pois é, muitas pessoas têm o orgulho de dizer que são econômicas, mas para quê? Às vezes, nem elas não sabem. Guardar dinheiro faz parte de um bom planejamento, mas se não souber exatamente o que fará com ele, de nada servirá. Pegue seus sonhos do Livro das Possibilidades e comece a colocar no papel os passos que você deverá fazer para alcançá-los e você, provavelmente, não precisará sair cometendo loucuras para realizá-los.

4. Executar – Georgia seria uma excelente líder nas empresas porque não têm medo de dizer para as pessoas o que elas precisam saber para melhorarem, arregimenta seguidores por suas atitudes e recompensas, além de colocar em ação tudo o que sonhou. A execução é um grande problemas nas empresas, pois os executivos fazem planos de ação lindos, mas quem fará o serviço e como? Os líderes precisar fornecer feedback e não fazem, pois não sabem e têm medo, fazendo com que percam credibilidade. Não estabelecem um programa de recompensas e pior, como também não sabem como colocar o que está no papel em ação, acabam não produzindo os resultados esperados, colocando a culpa nos outros e na estratégia. Mas de que adianta uma estratégia se não temos pessoas adequadas para operacionalizá-la?

5. Ousar – Georgia se transforma em pura ousadia e inovação, traz um brilho diferente nos olhos das pessoas e consegue mudar a vida e o comportamento delas. Essa é a função do empreendedor, transformar sua vida, de sua equipe, de sua empresa, da comunidade em que atua por meio de novas oportunidades e inovação, pois somente dessa forma pode gerar mais empregos e renda para que todos possam ter melhores resultados.

Assista ao filme e responda às seguintes perguntas?

1. Quem sou eu?

2. O que desejo para minha vida?

3. O que preciso fazer para alcançar o que quero?

4. Como atingir os resultados que desejo? Preciso da ajuda de quais pessoas e por quê? O que elas ganharão com isso?

5. O que posso fazer de diferente hoje para transformar meu dia? (Mesmo que seja mudar o lado da cama que você dorme. Acredite! Você vai ver seu quarto de um ângulo diferente!)

Descubra, sonhe, planeje, execute, ouse e VIVA!!! Transforme possibilidades em realidades!

Para que serve o fluxo de caixa?

O Mateus em seu comentário sugeriu que eu tratasse de três tópicos: planejamento, fluxo de caixa e plano de negócios; sendo assim, sugestão aceita… vamos lá!

Todo mundo fala que é importante, mas poucos fazem? E pior, alguns fazem, mas não sabem por que fazem.

O fluxo de caixa é uma previsão de entradas e saídas em um determinado período para que algumas decisões sejam tomadas antes que ocorra um problema. Vamos exemplificar:

Você realizou uma compra de materiais e o pagamento será realizado em 2 parcelas (24/03 e 24/04), pois você tem um cliente muito bom que faz um crédito em sua conta todo dia 20.

Porém, 3 dias após você ter realizada a compra, seu cliente liga e diz que atrasará em 15 dias o pagamento do mês de março e agora? O que você fará?

Opção 1 – Briga com o cliente e diz que problema é dele?

Opção 2 – Busca soluções para o problema?

Opção 3 – Empurra com a barriga e no dia que tiver que pagar a fatura verifica o que fará?

Não adianta brigar com o cliente, ainda mais se sempre foi bom. Problemas acontecem e ele não te avisou no dia 20 que não pagaria, nem deixou de dar satisfações; agiu de forma que você pudesse se precaver.

Se você empurrar com a barriga e no dia não pagar a fatura, poderá ter um grande problema com seu fornecedor, por isso é melhor se antecipar.

As prováveis soluções são:

1. Conversar com o fornecedor para solicitar alteração da data do pagamento.

2. Fazer outras vendas que sejam pagas no dia 20.

3. Negociar com outros clientes a antecipação do pagamento.

O fluxo de caixa serve para que você se livre do stress do dia-a-dia e possa tomar decisões de forma racional, pois quando você está sob pressão, as decisões são baseadas na emoção e normalmente, acarretam mais problemas. Lembre-se daquele dia que você acordou e verificou que tinha uma fatura para pagar e aí viu que não tinha dinheiro… como foi seu dia? Provavelmente, terrível! Correu para limpar o caixa, pediu “pelo amor de Deus” ao gerente do banco para liberar um “dinheirinho”, pediu emprestado para quem passasse pela frente.

Deixe de ser um “kamikaze” nos negócios, utilize o fluxo de caixa para te ajudar a administrar o negócio e planejar o seu crescimento e sustentabilidade.